Configurer la version 2 de l’intégration Business Central

Aperçu

Fonctionnalités clés de la nouvelle intégration

• Type d’intégration : application installée dans Business Central
• Business Central Cloud et sur site sont pris en charge
• Exportation
  • Les dépenses Pleo peuvent être exportées dans Business Central comme écritures comptables et factures d’achat
  • L’exportation des frais de carte, factures, avances de frais, frais kilométriques, remboursements, dépenses personnelles et toute autre dépense est prise en charge
  • Les pièces jointes relatives aux dépenses (reçus) sont transférées avec les données relatives aux dépenses
• Synchronisation des tags
  • Importez et synchronisez les dimensions depuis Business Central grâce aux tags dans Pleo 
  • Sélectionnez les valeurs dimensionnelles que vous souhaitez voir comme tags dans leur Pleo
• Synchronisation des taxes
  • Importez et synchronisez les configurations de TVA depuis Business Central avec les codes TVA dans Pleo
  • Sélectionnez les configurations de TVA que vous souhaitez voir comme codes TVA dans Pleo
• Autres
  • Support multi-entités : connectez facilement chaque entité Pleo à une entreprise distincte dans Business Central
  • Comptabilité des périodes comptables clôturées : exportez les dépenses correspondant à des périodes comptables clôturées

Installation

Connexion

Configuration

1. Configuration des journaux et des comptes

Dans la section Configuration des journaux, configurez plusieurs journaux dans Business Central qui seront utilisés par l’intégration :

• Journal des dépenses (obligatoire)
  • Toutes les dépenses Pleo seront enregistrées dans ce journal (sauf les factures et les dépenses comptabilisées chez un fournisseur).
  • Modèle : Général 

• Journal des factures (facultatif)

  • Utilisez-le pour enregistrer les factures et comptabiliser les dépenses par carte/notes de frais chez un fournisseur.

  • Modèle : Achat

  • Vous pouvez utiliser le même journal que dans le journal des dépenses.

• Journal de paiement des factures (facultatif)

  • Utilisez-le pour enregistrer les factures et comptabiliser les dépenses par carte ainsi que les notes de frais chez un fournisseur.

  • Modèle : Paiements 

  • Vous pouvez utiliser le même journal que dans le journal des dépenses.

Dans la section Configuration des comptes, configurez plusieurs comptes qui seront utilisés par l’intégration :

• Compte Portefeuille Pleo : pour suivre les dépenses effectuées avec vos cartes Pleo.

  Commentaire : si vous souhaitez que le Portefeuille Pleo soit un compte bancaire dans Business Central, indiquez que le compte du Portefeuille Pleo est un compte bancaire et créez un nouveau compte

• Compte prélevé Pleo : pour suivre les notes de frais des employés. 

  Commentaire : si vous souhaitez comptabiliser des notes de frais auprès d’un fournisseur ou d’un employé dans Business Central, définissez le type de compte prélevé auprès d’un Fournisseur ou d’un Employé, et créez un nouveau compte avec le type de compte prélevé en tant que Fournisseur ou Employé.

• Compte de contrepartie Pleo : pour suivre les remboursements effectués en dehors de Pleo.

• Compte Fournisseur par défaut : ce compte fournisseur sera enregistré pour toutes les dépenses lorsqu’aucun fournisseur réel n’aura été spécifié dans Pleo. Ceci est obligatoire si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité Factures de Pleo et/ou enregistrer les frais de carte sur un fournisseur dans Business Central.

2. Configurations comptables

Si nécessaire, ajustez les configurations comptables de l’intégration.

Enregistrez le fournisseur sur les frais de carte

• Désactivée (par défaut) : les frais de carte sont enregistrés comme une seule entrée dans le journal des dépenses.
• Activée : les frais de carte sont enregistrés sur un fournisseur.
  
  

Bon à savoir : 

• Si vous activez cette configuration, assurez-vous que le compte fournisseur par défaut est configuré.
• Si les factures d’achat sont également activées, les frais de carte seront comptabilisés comme des factures d’achat dans Business Central.

Factures d’achat

• Activée (par défaut) : les factures et toutes les autres dépenses enregistrées sur un fournisseur sont comptabilisées comme des factures d’achat.
• Désactivée : toutes les dépenses (y compris les factures) sont enregistrées comme des entrées dans le journal.

Champ Description

Détermine le contenu qui apparaît dans les champs Description et Commentaire sur les dépenses exportées dans Business Central. Pour ajouter un point de données dans le champ Description :

1. Cliquez sur l’icône à trois points
2. Sélectionnez le point de données souhaité 
3. Cliquez sur OK
   
   

Bon à savoir : vous pouvez aussi ajouter du texte personnalisé (n’utilisez pas [ ] autour de votre texte) qui apparaîtra dans toutes les dépenses exportées.

3. Codes TVA et tags

Synchronisez les configurations TVA avec les codes TVA Pleo

1. Dans Business Central, accédez aux Paramètres de l’intégration Pleo
2. Accédez à la configuration des codes TVA
3. Cliquez sur Synchroniser avec Pleo

Bon à savoir : 

• Pour ne pas importer certains paramètres de TVA comme les codes TVA dans Pleo, décochez la case Afficher dans Pleo et cliquez sur Synchroniser avec Pleo
• Les configurations de TVA qui sont bloquées ou de type Vente et Taxe totale ne seront pas synchronisées. Pour en importer une, décochez d’abord la case Bloquer, puis sélectionnez Afficher dans Pleo

Synchronisez vos dimensions avec les tags Pleo

• Pour associer la dimension à des groupes de tags existants
  1. Dans Business Central, accédez aux Paramètres de l’intégration Pleo
  2. Cliquez sur Configuration des tags
  3. Ajoutez les dimensions de Business Central que vous souhaitez synchroniser avec Pleo
     Commentaire : les dimensions qui existent déjà en tant que groupes de tags actifs sont automatiquement présélectionnées
     
  4. Sélectionnez une dimension 
  5. Cliquez sur OK
  6. Cliquez sur Synchroniser avec Pleo

• Pour modifier les valeurs dimensionnelles synchronisées avec Pleo
  1. Cliquez sur l’icône à trois points située en regard du champ Dimension
     
  2. Décochez Afficher dans Pleo pour les valeurs dimensionnelles que vous ne souhaitez PAS avoir dans Pleo comme tags
  3. Cliquez sur Synchroniser avec Pleo 

Bon à savoir : 

• Les dimensions sont associées aux groupes de tags
• Les valeurs dimensionnelles sont associées aux tags
• Les valeurs dimensionnelles bloquées ou non standard ne s’affichent pas dans Pleo

4. Catégories

1. Dans Pleo, accédez aux Paramètres 
2. Cliquez sur Comptabilité 
3. Sélectionnez Catégories 
4. Créer des catégories
5. Pour chaque catégorie
   • Saisissez le numéro de compte pertinent (aucun nom/détail nécessaire)
   • Choisissez un code TVA dans le menu déroulant

Bon à savoir : pour trouver des comptes dans Business Central, recherchez le plan comptable.

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