Was ist Multi-Entity-Management?

Dieser Artikel umfasst folgende Punkte:

• Die Vorteile von Multi-Entity-Management

• Wie viel kostet Multi-Entity-Management?

• So legen Sie los

• So können Admins zwischen verschiedenen Entitäten wechseln

• So können Admins ihre eigenen Karten und Ausgaben sehen

• So sieht Multi-Entity für Buchhalter:innen aus

• So erstellen Sie ein Multi-Entity-Team

Die Vorteile von Multi-Entity-Management

• Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Geschäftsausgaben – von einem einzigen Ort aus

Mit Multi-Entity-Management sehen Admins im Handumdrehen, 1) wie viel Geld von verschiedenen Entitäten ausgegeben wird und 2) wie viel Geld jeder Entität in den jeweiligen Konten zur Verfügung steht. Vor allem für Finanzteams, die Ausgaben mehrerer Entitäten verwalten, ist das hilfreich.

• Teams mit Mitarbeiter:innen aus verschiedenen Entitäten erstellen

Stellen Sie sich vor, die Marketingleitung Ihrer Organisation arbeitet im Vereinigten Königreich (und ist somit Teil Ihrer dortigen Pleo-Entität). Gleichzeitig ist das Marketing-Team auf Büros in Berlin und Kopenhagen verteilt. Mit den Multi-Entity-Teams von Pleo kann die Marketingleitung alle marketingbezogenen Ausgaben über Pleo überprüfen, obwohl sie bei einer anderen Entität angestellt ist.

Wie viel kostet Multi-Entity-Management?

Auf unserer Seite „Preise“ finden Sie diese Angaben:

• In den Advanced- und Beyond-Plänen ist eine unbegrenzte Anzahl an Entitäten ebenso ohne zusätzliche Kosten enthalten.

Wenn ein Unternehmen die Multi-Entity-Funktion aktiviert, gibt es dann eine Rechnung, die von einer Muttergesellschaft bezahlt wird, oder erhält jede Entität ihre eigene Rechnung? Im Allgemeinen wird jede Entität separat abgerechnet. Besprechen Sie jedoch bitte Ihre Präferenzen mit Ihrem dedizierten Kundenbetreuer. Sind Sie sich nicht sicher, wer Ihr:e Customer Success Manager:in ist? Nehmen Sie Kontakt mit unserem Support-Team auf, um Sie mit der richtigen Person zu verbinden.

So legen Sie los

Admins können eine Multi-Entity-Einrichtung mit der Pleo-Web-Anwendung anfordern. So geht's:

1. Klicken Sie oben links auf den Namen Ihres Unternehmens.

2. a) Admins, die noch keinen Zugriff auf Multi-Entity haben, können auf „Weitere Unternehmen?“ oder das Plus-Symbol klicken:

   
   

   

   
   

   b) Admins, die Multi-Entity bereits verwenden, können auf das Plus-Symbol klicken und so eine weitere Entität hinzufügen:

   
   

   

   
   

   c) Admins von Steuerbüros, die sich auch um die Buchhaltung Ihrer Mandant:innen kümmern, Multi-Entity aber in ihrem eigenen Unternehmen noch nicht verwenden, können auf „Weitere Unternehmen?“ oder das Plus-Symbol klicken:

   
   

   

   
   

3. Wählen Sie, ob Sie eine neue Entität hinzufügen oder bestehende Unternehmen zusammenfassen (zwei Unternehmen zusammenfassen, die bereits über ein Pleo-Konto verfügen).

4. Unternehmensdetails hinzufügen

5. Ihr:e Account-Manager:in wird sich innerhalb von 3 Werktagen bei Ihnen melden, um Ihren Preisplan einzurichten. In der Zwischenzeit können Sie mit der Verifizierung der Entität fortfahren.

So können Admins zwischen verschiedenen Entitäten wechseln

Sobald die Funktionalität für zwei oder mehr Entitäten aktiviert wurde, können alle Admins dieser Entitäten einfach zwischen ihnen wechseln. Admins sind die einzigen, die den vollständigen Überblick über alle Entitäten haben. Das bedeutet auch, dass es nicht möglich ist, einen Admin mit eingeschränktem Zugriff (zum Beispiel nur auf eine einzelne Entität) zu ernennen.

1. Melden Sie sich in der Pleo-Web-Anwendung an.

2. Klicken Sie oben links auf die Entität.

3. Klicken Sie auf eine andere Entität um zwischen den Ansichten zu wechseln:
   
   

So können Admins ihre eigenen Karten und Ausgaben sehen

Admins haben zwar Zugriff auf mehrere Entitäten, ihre eigenen Pleo-Karten und die jeweiligen Ausgaben bleiben aber mit einer einzigen Entität verknüpft.

• So können Sie Ihre eigenen Karten anzeigen:

1. Ganz egal, innerhalb welcher Entität Sie sich gerade befinden, Sie können immer unten links auf Ihr Profilbild klicken.

2. Klicken Sie auf „Meine Karten“.

• So können Sie Ihre eigenen Ausgaben anzeigen:

1. Wechseln Sie zur Entität auf Ihrer Startseite (die mit dem Haus-Symbol):

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Ausgaben.

3. Sie können alle Ihre Ausgaben anzeigen, indem Sie auf „Nutzer:in“ klicken, Ihren Namen eingeben und dann auf „Anwenden“ klicken:
   
   

   
   

   

So sieht Multi-Entity für Buchhalter:innen aus

Beachten Sie folgende Informationen, bevor Sie diesen Abschnitt lesen:

• Die Multi-Entity-Ansicht gilt für externe Buchhalter:innen, nicht für Partner-Buchhalter:innen.

• Externe Buchhalter:innen können die Multi-Entity-Ansicht erst nutzen, nachdem sie von jeder Entität eine separate Einladung erhalten haben.

Wenn sie dann zwischen verschiedenen Entitäten hin- und herwechseln haben sie eine ähnliche Ansicht wie Admins:

1. Klicken Sie oben links auf den Namen des Unternehmens.

2. Klicken Sie auf die verschiedenen Entitäten, zwischen denen Sie wechseln möchten. Mit einem Blick auf die fehlenden Belege und Ausgaben in der Export-Warteschlange erhalten Sie bereits einen guten Eindruck davon, welche Mandant:innen Ihre Aufmerksamkeit benötigen:
   
   

   

   
   

3. Bei mehreren Mandant:innen innerhalb einer Multi-Entity gruppieren wir diese in der Ansicht für Buchhalter:innen (z. B. werden im Video unten im Abschnitt „Ein neues Unternehmen“ zwei Unternehmen gruppiert).

Die Ansicht in diesem Beispiel bezieht sich auf ein Steuerbüro mit eigenem Pleo-Konto, das Mandant:innen mit ihren Pleo-Konten unterstützt:

So erstellen Sie ein Team mit mehreren Entitäten

Müssen Sie ein Team mit Mitarbeitern:innen aus verschiedenen Einheiten erstellen? Sobald die Multi-Entity-Funktion aktiviert ist, richten Sie einfach ein Team wie gewohnt ein. Sie erhalten eine Aufforderung zur Bestätigung, dass das Team multi-entity sein soll:

Jede Person kann Mitglied eines Multi-Entity-Teams sein und als Reviewer eines Multi-Entity-Teams fungieren, auch wenn die Rolle Mitarbeiter:in und nicht Admin ist. Ein Reviewer kann Ausgaben eines Multi-Entity-Teams mit den üblichen Zugangsdaten einsehen, ohne ständig wechseln zu müssen.

So verwalten Sie Nutzer:innen über verschiedene Entitäten hinweg

• Entitätsansicht - Alle Entitäten, die mit jedem:r Nutzer:in verbunden sind, direkt auf der Personen-Seite anzeigen. Betätigen Sie den Schalter, um Nutzer:innen aus allen Unternehmen anzuzeigen.
• Sortierfilter - Möglichkeit, das Dropdown-Menü für die „Entität"-Spalte in alphabetischer Reihenfolge zu sortieren.
• Verbindung - Fähigkeit, sich über alle Entitäten des HR-Systems und SAML SSO (Security Assertion Markup Language Single Sign-On) zu verbinden.