Neste artigo poderás encontrar a seguinte informação:
As vantagens da gestão multi-entidade
Obter uma visão geral centralizada dos seus gastos empresariais
A gestão multi-entidade permite aos administradores verem rapidamente 1) quanto dinheiro é gasto por diferentes entidades e 2) quanto dinheiro está disponível para cada entidade nas respetivas contas. É particularmente útil para as equipas financeiras que gerem os gastos de todas as entidades.
Criar equipas com colaboradores em diferentes entidades
Imagina que o Diretor de Marketing da tua organização está sediado no Reino Unido (e, por isso, faz parte da tua entidade da Pleo do Reino Unido). Ao mesmo tempo, o departamento de marketing está distribuído por escritórios em Berlim e Copenhaga. Com as equipas de entidades múltiplas da Pleo, o Diretor de Marketing pode rever todas as despesas da Pleo relacionadas com o departamento de marketing, apesar de ser colaborador de uma entidade diferente.
Quanto custa a gestão multi-entidade?
Como destacado na nossa página de preços:
Os planos Advanced & Beyond incluem um número ilimitado de entidades sem custos adicionais.
Se uma empresa ativar a gestão multi-entidade, existe alguma fatura paga por uma entidade principal ou é emitida uma fatura para cada entidade? Normalmente, cada entidade é faturada separadamente. Seja como for, deves comunicar as tuas preferências ao teu gestor de conta dedicado. Não tens a certeza de quem é o teu customer success manager? Entra em contacto com a nossa equipa de Suporte para te colocarem em contacto com a pessoa certa.
Como começar
Os administradores podem pedir uma configuração de entidades múltiplas através da aplicação web da Pleo. Sabe como:
Clica no nome da tua empresa no canto superior esquerdo.
a) No caso dos administradores que ainda não têm acesso a entidades múltiplas, clica em "Mais empresas?" ou no ícone mais:
b) No caso dos administradores que já usam entidades múltiplas, mas pretendem adicionar outra entidade, clica no ícone mais:
c) No caso dos administradores que também fazem tarefas de contabilidade para clientes, mas ainda não usam entidades múltiplas para a sua própria empresa, clica em "Mais empresas?" ou no ícone mais:
Escolhe se pretendes adicionar uma nova entidade ou agrupar empresas existentes (fundir duas empresas que já tenham uma conta Pleo).
Adiciona os detalhes da empresa
Aguarda até 3 dias úteis para receberes o contacto do teu gestor de contas que te ajudará a definir um plano. Entretanto, podes continuar com a verificação da entidade.
Como os administradores podem alternar entre entidades
Assim que a funcionalidade for ativada para duas ou mais entidades, todos os administradores dessas entidades serão capazes de alternar entre elas. Os administradores são os únicos que têm uma visão geral completa de todas as entidades. Isto também significa que não é possível atribuir um administrador com acesso limitado (ou seja, acesso a uma única entidade).
Entra na tua aplicação web da Pleo.
Clica na entidade no canto superior esquerdo.
Clica noutra entidade para alternar de vista:
Como os administradores podem ver os seus próprios cartões e despesas
Os administradores terão acesso a todas as entidades, mas os seus cartões Pleo e respetivas despesas serão associados a uma única entidade.
Para veres os teus próprios cartões:
Independentemente da entidade que estás a ver, clica na tua foto de perfil no canto inferior esquerdo.
Clica em "Os meus cartões".
Para veres as tuas próprias despesas:
Acede à tua entidade "principal" (a que tiver o ícone de uma casa):
Clica no separador Despesas.
Para veres apenas as tuas despesas, clica em "Utilizador", escreve o teu nome e clica em "Aplicar":
Como os contabilistas veem as entidades múltiplas
Antes de leres esta secção, é importante teres em conta o seguinte:
A vista de entidades múltiplas aplica-se a contabilistas externos e não a contabilistas parceiros.
Para ter uma vista de entidades múltiplas, o contabilista externo tem de receber um convite separado de cada entidade.
A forma de alternar entre as entidades é semelhante ao método usado pelos administradores:
Clica no nome da empresa no canto superior esquerdo.
Clica em diferentes entidades para alternar entre as mesmas. Também podes ficar com uma ideia dos clientes que podem precisar de atenção com base no número de recibos em falta e no número de despesas na fila de exportação:
Quando diferentes clientes fazem parte da mesma configuração de entidades múltiplas, agrupamos esses clientes na vista de contabilista (por exemplo, as duas empresas agrupadas na secção "A new organisation" [Uma nova organização] no vídeo abaixo).
Podes ver que este exemplo é de um departamento de contabilidade que tem a sua própria conta Pleo que, por sua vez, também ajuda clientes com as respetivas contas Pleo:
Como criar uma equipa de entidades múltiplas
Precisas de criar uma equipa com colaboradores de diferentes entidades? Quando as entidades múltiplas estiverem ativadas, basta configurares uma equipa como farias normalmente. Terás de confirmar que queres que a equipa seja uma equipa de entidades múltiplas:
Qualquer pessoa pode pertencer e ser revisor de uma equipa de entidades múltiplas, até mesmo se for colaborador e não administrador. Um revisor pode ver as despesas de uma equipa de entidades múltiplas através das respetivas credenciais de início de sessão, sem ter de alternar de conta.
Como gerir utilizadores em todas as entidades
- Vista de entidade – Vê todas as entidades associadas a cada utilizador diretamente na página Equipa. Alterna o interruptor para mostrar os utilizadores de todas as empresas.
- Filtro de ordenação – Capacidade de ordenar a lista suspensa da coluna "Entidade" por ordem alfabética.
- Conexão – Capacidade de conectar o sistema de RH e SAML SSO em todas as entidades.
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