Qu’est-ce que la gestion multi-entités ?

Cet article présente :

• Les avantages de la gestion multi-entités

• Combien coûte la gestion multi-entités

• Comment bien démarrer

• Comment les administrateurs peuvent passer d’une entité à une autre

• Comment les administrateurs peuvent consulter leurs propres cartes et dépenses

• Ce à quoi ressemblent les multi-entités pour les comptables

• Comment créer une équipe multi-entités

Les avantages de la gestion multi-entités

• Bénéficiez d’une vue centralisée de vos dépenses professionnelles

Grâce à la gestion multi-entités, les administrateurs peuvent rapidement voir 1) les sommes d’argent dépensées par les différentes entités et 2) les sommes d’argent restant à chaque entité dans leurs comptes respectifs. Ceci est particulièrement utile pour les équipes finance qui gèrent les dépenses entre les entités.

• Créez des équipes avec des employés au sein de différentes entités

Imaginez que le responsable marketing de votre organisation soit basé au Royaume-Uni (et fasse donc partie de votre entité Pleo au Royaume-Uni) et que l’équipe marketing est répartie entre les bureaux de Berlin et de Copenhague. Avec les équipes multi-entités de Pleo, le responsable marketing peut vérifier toutes les dépenses Pleo liées au marketing alors même qu’il travaille dans une entité différente.

Combien coûte la gestion multi-entités

Comme exposé sur notre page « Tarification » :

• Les forfaits Advanced et Beyond incluent un nombre illimité d’entités sans frais supplémentaires.

Si une entreprise active les multi-entités, les factures sont payées par une entité mère ou chaque entité reçoit-elle ses propres factures ? En général, chaque entité est facturée séparément. Mais n’hésitez pas à discuter de vos préférences avec votre gestionnaire de compte dédié. Vous ne savez pas qui est votre customer success manager ? Contactez notre équipe support : elle vous mettra en relation avec la bonne personne.

Comment bien démarrer

Les administrateurs peuvent demander une configuration multi-entités avec l’application Web Pleo. Voici la marche à suivre :

1. Cliquez sur le nom de votre entreprise en haut à droite.

2. a) Pour les administrateurs n’ayant pas encore accès aux multi-entités, cliquez sur « Plus d’entreprises ? » ou sur l’icône Plus :

   
   

   

   
   

   b) Pour les administrateurs qui utilisent déjà les multi-entités, mais souhaitent ajouter une autre entité, cliquez sur l’icône Plus :

   
   

   

   
   

   c) Pour les administrateurs et les secteurs comptables qui s’occupent également de la comptabilité de leurs clients, mais n’utilisent pas encore les multi-entités pour leur propre entreprise, cliquez sur « Plus d’entreprises ? » ou sur l’icône Plus :

   
   

   

   
   

3. Choisissez si vous souhaitez ajouter une nouvelle entité ou regrouper des entreprises existantes (fusionner deux entreprises qui possèdent déjà un compte Pleo).

4. Ajoutez les informations de l’entreprise

5. Votre gestionnaire de compte vous contactera sous trois jours ouvrés pour configurer votre offre tarifaire. En attendant, vous pouvez poursuivre la vérification d’entité.

Comment les administrateurs peuvent passer d’une entité à une autre 

Une fois que la fonctionnalité a été activée pour deux entités ou plus, tous les administrateurs de ces entités pourront facilement passer de l’une à l’autre. Les administrateurs sont les seuls à avoir une vue d’ensemble complète de toutes les entités. Cela signifie également qu’il n’est pas possible de nommer un administrateur avec un accès limité (à, par exemple, une seule entité).

1. Connectez-vous à l’application Web Pleo.

2. Cliquez sur l’entité en haut à gauche.

3. Cliquez sur une autre entité pour changer de vues :
   
   

Comment les administrateurs peuvent consulter leurs propres cartes et dépenses

Même si les administrateurs ont accès à toutes les entités, leur(s) propre(s) carte(s) Pleo et leurs dépenses respectives seront connectées à une seule entité.

• Pour consulter vos propres cartes :

1. Quelle que soit l’entité que vous consultez, cliquez sur votre photo de profil en bas à gauche.

2. Cliquez sur « Mes cartes ».

• Pour consulter vos propres dépenses :

1. Accédez à votre entité « mère » (celle à côté de laquelle se trouve une icône en forme de maison) :

2. Cliquez sur l’onglet Dépenses.

3. Pour consulter uniquement vos dépenses, cliquez sur « Utilisateurs », saisissez votre nom et cliquez sur « Appliquer » :
   
   

   
   

   

Ce à quoi ressemblent les multi-entités pour les comptables

Avant de lire cette section, il est important de noter que :

• La vue multi-entités s’applique aux experts-comptables externes, et non aux comptables partenaires.

• Pour bénéficier d’une vue multi-entités, un expert-comptable externe doit recevoir une invitation séparée de la part de chaque entité.

Ce que vous voyez en passant d’une entité à une autre ressemble un peu à ce que voient les administrateurs :

1. Cliquez sur le nom de l’entreprise en haut à gauche.

2. Cliquez sur différentes entités pour passer de l’une à l’autre. Vous pouvez également savoir de quel client vous devez vous occuper sur la base du nombre de reçus et dépenses manquants dans la file d’attente d’exportation :
   
   

   

   
   

3. Lorsque plusieurs clients font partie de la même configuration multi-entités, nous les regroupons dans la vue comptable (deux entreprises seront par exemple regroupées sous la section « Une nouvelle organisation » dans la vidéo ci-dessous).

La vue de cet exemple s’adresse à un secteur comptable qui possède son propre compte Pleo en plus d’aider les clients avec le leur :

Comment créer une équipe multi-entités 

Vous avez besoin de créer une équipe avec des employés provenant de différentes entités ? Une fois que les multi-entités activées, il vous suffit de configurer une équipe comme à votre habitude. Vous recevrez une invite pour confirmer que vous souhaitez que l’équipe soit à multi-entités :

Tout le monde peut faire partie d’une équipe multi-entités et devenir un vérificateur d’une équipe multi-entités, même s’ils ont un rôle d’employé et non d’administrateur. Un vérificateur peut voir les dépenses d’une équipe multi-entités en utilisant ses identifiants de connexion habituels, sans avoir à changer de rôle.

Comment gérer les utilisateurs entre les entités

• Vue d’entité - Visualisez toutes les entités associées à chaque utilisateur directement sur la page Utilisateurs. Activez le bouton pour afficher les utilisateurs de toutes les entreprises. 
• Filtre de tri - Possibilité de trier le menu déroulant de la colonne « Entité » par ordre alphabétique.
• Connexion - Capacité à se connecter à travers tous les systèmes RH et SSO SAML des entités.