Opsætning af NetSuite-integrationen

Oversigt

Integrationen understøtter følgende:

• Eksport af kortudgifter, tilbagebetalinger og fakturaer
• Leverandørbaseret bogholderi
• Flere enheder
• Tag, kategorier og momskoder
• Kundebeskrivelse

Forberedelse

Opret følgende konti i NetSuite

• Pleo-bankkonto – til at spore transaktioner foretaget med Pleo-kort og Pleo-konto.
  Type: Bankkonto
• Pleo-konto til private udlæg – til at spore eventuelle private udlæg eller tilbagebetalinger foretaget af medarbejdere
  Type: Anden aktuel forpligtelse
• Pleo-ekstern konto til tilbagebetalinger – til at spore tilbagebetalinger foretaget uden for Pleos direkte tilbagebetalingsfunktion
  Type: Anden aktuel forpligtelse

Til at oprette kontiene

1. Gå til Opsætningssiden i Netsuite
2. Klik på Regnskab
3. Vælg Kontoplan
4. Klik på Ny

Forbindelse

1. Gå til Indstillinger i Pleo
2. Klik på Regnskab. 
3. Søg efter NetSuite
4. Klik på Connect i NetSuite-appen
5. Godkend Pleo og NetSuite til overførsel af data
6. Opdater Script-udrulningeri NetSuite
   1. Gå til Tilpasning
   2. Klik på Scripting og Scriptudrulninger
   3. Tilføj et Planlagt filter for implementeringstypen
   4. Foretag følgende ændringer for følgende scripts: Pleo – Planlagte kontroller og Pleo – Kvitteringsskema:
      • Sæt PRIORITET til Høj
      • Skift STARTTID til 00:00
      • Sørg for, at GENTAG er sat til Hver 15. min
      • Gem

Opsætning

Kontokonfiguration

1. Gå til Transaktioner i Netsuite
2. Vælg Pleo
3. Gå til Dashboard
4. Klik på redigeringsblyanten
5. Forbind kontiene

Momskoder

Du kan anvende moms i Pleo ved at oprette en momskode og knytte den til en bestemt kategori.

1. Gå til Transaktioner i Netsuite
2. Vælg Pleo
3. Gå til Dashboard
4. Klik på Oplysninger om datatilknytning
5. Vælg Momskoder
6. Gå til Indstillinger i Pleo. 
7. Klik på Regnskab. 
8. Vælg Opsætning
9. Under Momskoder skal du tilknytte NetSuite Internal ID til Kode
   
10. Tilføj alle momssatserne i momskodetabellen

Kategorier

1. Gå til Transaktioner i Netsuite
2. Vælg Pleo
3. Gå til Dashboard
4. Klik på Oplysninger om datatilknytning
5. Vælg Kontoplan
6. Gå til Indstillinger i Pleo. 
7. Klik på Regnskab. 
8. Vælg Kategorier. 
9. Opret kategorier.
10. Gør følgende for hver enkelt kategori
    • Tilknyt NetSuite Internal ID til Konto
    • Vælg en momskode fra rullemenuen

Tags og tag-grupper

1. Gå til Transaktioner i Netsuite
2. Vælg Pleo
3. Gå til Tag-administration
4. Beslut, om tags skal vises i Transaktionens brødtekst, Linjepost eller begge dele i Netsuite.
   • Transaktionens brødtekst: Tags vil være en del af beskrivelsen af transaktionen
   • Linjepost: Tags vil fremgå pr. linje i en transaktion
5. Brug rullemenuen under Brødtekstfelter for transaktionen eller Linjeposter for transaktionen for at finde den tilgængelige dimension
6. Vælg Dimensioner for at oprette tag-grupper i Pleo
7. Vent 15 minutter på, at tag-gruppen bliver oprettet i Pleo, og tags bliver synkroniseret

Avancerede indstillinger

• Upload kvitteringer
• Omgå transaktionsdato
• Planlagt eksportkørsel
• Udfyld momskode
• Tilpas memo
• Overførsel af medarbejderoplysninger
• Leverandørtagging

Upload kvitteringer

1. Gå til Dokumenter i Netsuite
2. Under Filer vælger du Arkivskab
3. Under Pleo klikker du på Kvitteringer
   
4. Klik på Download eksternt Pleo-dokument under underfanen Pleo i en kassekladdepost
   Bemærk: Hvis du beslutter dig for ikke at uploade dine kvitteringer til NetSuite, vil dine kvitteringer have en URL-adresse til udgiften på Pleo

Omgå transaktionsdato

Importér transaktioner fra Pleo, hvor den oprindelige transaktionsdato er inden for en lukket regnskabsperiode.

1. I Netsuite skal du markere afkrydsningsfeltet Omgå transaktionsdato
2. Gå til siden Opsætning
3. Vælg Regnskab
4. Klik på Konfigurer regnskab
   • Indstil standardbogføringsperioden, når transaktionsdatoen er i en lukket periode til: Aktuel periode eller Første åbne periode
   • Indstil Tillad transaktion udenforbogføringsperiode til: Tillad eller Advar

Planlæg eksportkørsel

Når du udløser en eksport, behandler Suiteapp oplysningerne hvert 15. minut eller i henhold til den tidsramme, som er angivet i konfigurationen.

Udfyld momskode

Markér udfyld momskode for at udfylde momskoden på den samme kassekladdelinje i stedet for en separat kassekladdelinje.

Tilføj tilpasset memo

1. Gå til Transaktioner i Netsuite
2. Vælg Pleo
3. Vælg Customise Memo
4. Vælg et datterselskab og felt(er), som skal føjes til notatet

Overførsel af medarbejderoplysninger

Du skal sikre dig, at medarbejdernummeret i Pleo matcher medarbejderens interne id i NetSuite for automatisk at udfylde medarbejdernavnet i NetSuite. 

• Sådan finder du medarbejderens interne id i NetSuite:
  1. Gå til Lister I NetSuite
  2. Vælg medarbejdere, og klik på Medarbejdere
  3. Klik på Tilpas visning
  4. Føj Internt id til oversigten
  5. Klik på Gem
• Tilføj medarbejdernummer i Pleo
  1. Naviger til Brugere i Pleo
  2. Vælg den medarbejder, du vil føje medarbejdernummeret til
  3. Klik på Rediger ud for medarbejdernummer
  4. Angiv det interne id fra NetSuite

Leverandørtagging

• Administratorer kan vælge bogholderimetoden (Kassekladde eller Leverandørgæld) for kortudgifter
• Vælg en leverandør for hver kortudgift og faktura
• Leverandører synkroniseres fra NetSuite til Pleo
• Nye leverandører kan oprettes fra Pleo i NetSuite

Aktivér Synkroniser leverandører

1. Gå til Transaktion i NetSuite
2. Vælg Pleo
3. Gå til Avancerede opsætninger
4. Aktivér Synkroniser leverandører

Aktivér leverandørtagging

1. Gå til Indstillinger i Pleo.
2. Gå til Regnskab
3. Klik på Aktivér leverandørtagging
4. Vælg en standardleverandør fra listen
   Bemærk: Denne leverandør bruges automatisk, hvis ingen specifik leverandør er valgt til en udgift eller faktura

Vælg en relevant leverandør

1. Gå til en udgiftsdetalje i Pleo
2. Vælg Bogføringsmetode
3. Vælg en leverandør

Eksportér en udgift

Når du har opsat integrationen, er det vigtigt at eksportere en udgift for at se, om integrationen er konfigureret korrekt.