Configurer l’intégration NetSuite

Aperçu

L’intégration prend en charge ce qui suit :

• Exportation des frais de carte, remboursements et factures 
• Comptabilité basée sur le fournisseur
• Multi-entités
• Tags, catégories et codes TVA
• Description du client

Préparation

Créez les comptes suivants dans NetSuite

• Compte bancaire Pleo : pour suivre les transactions réalisées avec les cartes Pleo et le compte Pleo.
  Type : compte bancaire 
• Compte prélevé Pleo : pour suivre toutes les notes de frais ou les remboursements réalisés par les employés
  Type : autre responsabilité actuelle
• Compte de remboursement externe Pleo : pour suivre n’importe quel remboursement réalisé sans utiliser la fonctionnalité de remboursement direct de Pleo
  Type : autre responsabilité actuelle

Pour créer les comptes

1. Dans Netsuite, accédez à la page de configuration
2. Cliquez sur Comptabilité
3. Sélectionnez Plan comptable
4. Cliquez sur Nouveau

Connexion

1. Dans Pleo, accédez aux Paramètres
2. Cliquez sur Comptabilité 
3. Recherchez NetSuite 
4. Dans l’application NetSuite, cliquez sur Connecter 
5. Autorisez Pleo et NetSuite pour le transfert de données
6. Mettez à jour les déploiements de scriptsdans NetSuite
   1. Accédez à Personnalisation 
   2. Cliquez sur Scripts et Déploiements de scripts
   3. Ajoutez un filtre Prévu pour le type de déploiement
   4. Faites les modifications suivantes pour les scripts Pleo – Vérifications prévues et Pleo – Programme de reçus :
      • Réglez la PRIORITÉ sur Haute
      • Changez L’HEURE DE DÉBUT à 00:00
      • Assurez-vous que RÉPÉTER est réglé sur Toutes les 15 min
      • Sauvegarder

Configuration

Configuration comptable

1. Dans Netsuite, accédez à Transactions
2. Sélectionnez Pleo 
3. Accédez au tableau de bord 
4. Cliquez sur l’icône en forme de crayon pour modifier 
5. Connectez les comptes

Codes TVA

Vous pouvez appliquer la TVA dans Pleo en créant un code TVA et en le liant à une catégorie spécifique.

1. Dans Netsuite, accédez à Transactions
2. Sélectionnez Pleo 
3. Accédez au tableau de bord 
4. Cliquez sur Informations concernant le mappage de données
5. Sélectionnez Codes TVA
6. Dans Pleo, accédez aux Paramètres 
7. Cliquez sur Comptabilité 
8. Sélectionnez Configuration 
9. Sous Codes TVA, associez l’ID interne de NetSuite au Code
   
10. Dans le tableau de codes TVA, ajoutez tous les taux de TVA

Catégories

1. Dans Netsuite, accédez à Transactions
2. Sélectionnez Pleo 
3. Accédez au tableau de bord 
4. Cliquez sur Informations concernant le mappage de données
5. Sélectionnez Plan comptable
6. Dans Pleo, accédez aux Paramètres 
7. Cliquez sur Comptabilité 
8. Sélectionnez Catégories 
9. Créer des catégories
10. Pour chaque catégorie
    • Mappez l’ID interne de NetSuite sur Compte
    • Choisissez un code TVA dans le menu déroulant

Tags et groupes de tags 

1. Dans Netsuite, accédez à Transactions
2. Sélectionnez Pleo 
3. Accédez à Gestion des tags
4. Décidez si vous souhaitez que les tags soient visibles sur le Corps de transaction de Netsuite, l’Élément de ligne ou les deux.
   • Corps : les tags feront partie de la description du corps de la transaction
   • Élément de ligne : les tags apparaîtront par ligne dans une transaction
5. Utilisez le menu déroulant sous Champs du corps de la transaction ou Éléments de ligne de la transaction pour trouver la dimension disponible 
6. Sélectionnez les Dimensions pour créer les groupes de tags dans Pleo
7. Attendez 15 minutes que le groupe de tags soit créé dans Pleo et que les tags soient synchronisés

Options avancées

• Télécharger les reçus
• Passer outre la date de transaction
• Exécution programmée de l’exportation
• Remplir le code TVA
• Personnaliser le mémo
• Transmission des informations de l’employé
• Tag fournisseur

Télécharger les reçus

1. Dans Netsuite, accédez à Documents
2. Sous Fichiers, sélectionnez Classeur de fichiers
3. Sous Pleo, cliquez sur Reçus
   
4. Sous le sous-onglet Pleo dans une entrée de journal, cliquez sur Télécharger le document externe Pleo
   Commentaire : si vous décidez de ne pas télécharger vos reçus vers NetSuite, vos reçus auront une URL vers les dépenses sur Pleo

Passer outre la date de transaction

Importez des transactions depuis Pleo lorsque la date originale de la transaction se trouve dans une période comptable clôturée.

1. Dans Netsuite, cochez la case Passer outre la date de transaction
2. Accédez à la page Configuration
3. Sélectionnez Comptabilité 
4. Cliquez sur Configurer la comptabilité
   • Définissez la Période de publication par défaut lorsque la date de transaction se situe dans une période clôturée sur : Période actuelle ou Première période ouverte
   • Définissez Autoriser la transaction en dehors de la période comptable sur : Autoriser ou Avertir

Planifier l’exécution de l’exportation

Après avoir déclenché une exportation, Suiteapp traitera les informations toutes les 15 minutes, ou selon l’intervalle de temps défini dans la configuration.

Remplir le code TVA

Cochez l’option de remplissage du code TVA pour remplir le code TVA sur la même ligne de journal au lieu d’une ligne de journal séparée.

Ajoutez Personnaliser le mémo

1. Dans NetSuite, accédez à Transactions
2. Sélectionnez Pleo
3. Sélectionnez Personnaliser le mémo
4. Choisissez une filiale et un ou plusieurs champ(s) à ajouter au mémo

Transmission des informations de l’employé

Pour remplir automatiquement le nom de l’employé dans NetSuite, assurez-vous que le code de l’utilisateur dans Pleo correspond à l’ID interne de l’employé dans NetSuite. 

• Pour trouver l’ID interne de l’employé dans NetSuite :
  1. Dans NetSuite, accédez à Listes
  2. Sélectionnez des employés et cliquez sur Employés 
  3. Cliquez sur Personnaliser l’affichage
  4. Ajoutez l’ID interne à l’aperçu
  5. Cliquez sur Enregistrer
• Ajoutez le code de l’utilisateur dans Pleo
  1. Dans Pleo, accédez à Employés
  2. Sélectionnez l’employé pour lequel vous souhaitez ajouter le code de l’utilisateur
  3. Cliquez sur Modifier à côté du code de l’utilisateur
  4. Saisissez l’ID interne de NetSuite

Tag fournisseur

• Les administrateurs peuvent choisir la méthode de comptabilité (Journal ou Comptes à payer) pour les frais de carte
• Sélectionnez un fournisseur pour chaque facture et frais de carte
• Les fournisseurs sont synchronisés depuis NetSuite dans Pleo
• Les nouveaux fournisseurs peuvent être créés depuis Pleo dans NetSuite

Activez la synchronisation des fournisseurs

1. Dans NetSuite, accédez à Transaction 
2. Sélectionnez Pleo
3. Accédez aux Configurations avancées
4. Activez Synchroniser les fournisseurs

Activez le tag fournisseur

1. Dans Pleo, accédez aux Paramètres
2. Accédez à Comptabilité 
3. Cliquez sur Activer le tag fournisseur
4. Sélectionnez un fournisseur par défaut dans la liste
   Commentaire : ce fournisseur sera utilisé automatiquement si aucun fournisseur spécifique n’est sélectionné pour une dépense ou une facture

Sélectionnez un fournisseur pertinent

1. Dans Pleo, accédez au détail d’une dépense
2. Sélectionnez Méthode de comptabilité
3. Sélectionnez un fournisseur 

Exporter une dépense

Après avoir configuré les intégrations, il est important d’exporter une dépense pour vérifier si l’intégration est correctement configurée.