De NetSuite-integratie instellen

Overzicht

De integratie ondersteunt het volgende:

• Export van kaartuitgaven, declaraties en facturen 
• Boekhouden op basis van leverancier
• Meerdere entiteiten
• Labels, categorieën en belastingcodes
• Klantbeschrijving

Voorbereiding

Maak de volgende rekeningen aan in NetSuite

• Pleo-bankrekening: om transacties bij te houden die zijn gedaan met Pleo-kaarten en het Pleo-account.
  Type: bankrekening 
• Pleo-rekening voor zelf voorgeschoten uitgaven: om zelf voorgeschoten uitgaven of declaraties van werknemers bij te houden
  Type: overige huidige aansprakelijkheid
• Externe declaratierekening van Pleo: om eventuele declaraties bij te houden die buiten de directe terugbetalingsfunctionaliteit van Pleo zijn gedaan
  Type: overige huidige aansprakelijkheid

Zo maak je de rekeningen aan

1. Ga in Netsuite naar de pagina Set-up
2. Klik op Boekhouding
3. Selecteer Rekeningschema
4. Klik op Nieuw

Verbinding

1. Ga in Pleo naar Instellingen
2. Klik op Boekhouding 
3. Zoek naar NetSuite 
4. Klik in de NetSuite-app op Verbinden 
5. Autoriseer Pleo en NetSuite voor het overschrijven van data
6. Werk script-implementatiesbij in NetSuite
   1. Ga naar Aanpassen 
   2. Klik op Scripting en Scriptimplementaties
   3. Voeg het filter Gepland toe voor het type implementatie
   4. Breng de volgende wijzigingen aan voor de scripts 'Pleo: geplande controles' en 'Pleo: bonnetjesschema':
      • Stel de PRIORITEIT in op Hoog
      • Verander STARTTIJD naar 12:00 uur
      • Zorg ervoor dat HERHALEN is ingesteld op Elke 15 minuten
      • Opslaan

Configuratie

Boekhoudconfiguratie

1. Ga in Netsuite naar Transacties
2. Selecteer Pleo 
3. Ga naar Dashboard 
4. Klik op het potloodpictogram voor bewerken
5. Koppel de rekeningen

Belastingcodes

Je kunt btw toepassen in Pleo door een belastingcode te maken en deze aan een bepaalde categorie te koppelen.

1. Ga in Netsuite naar Transacties
2. Selecteer Pleo 
3. Ga naar Dashboard 
4. Klik op Informatie over gegevenstoewijzing
5. Selecteer Belastingcodes
6. Ga in Pleo naar Instellingen 
7. Klik op Boekhouding 
8. Selecteer Instellen 
9. Onder Belastingcodes koppel je de interne NetSuite-ID aan Code
   
10. Voeg in de belastingcodetabel alle btw-percentages toe

Categorieën

1. Ga in Netsuite naar Transacties
2. Selecteer Pleo 
3. Ga naar Dashboard 
4. Klik op Informatie over gegevenstoewijzing
5. Selecteer Rekeningschema
6. Ga in Pleo naar Instellingen 
7. Klik op Boekhouding 
8. Selecteer Categorieën 
9. Categorieën maken
10. Voor elke categorie
    • Koppel de interne NetSuite-ID aan de rekening
    • Kies een belastingcode uit het keuzelijstmenu

Labels en labelgroepen 

1. Ga in Netsuite naar Transacties
2. Selecteer Pleo 
3. Toegang tot Labelbeheer
4. Bepaal of je de labels zichtbaar wilt maken in Tekst transactie, Regelitem of beide in Netsuite.
   • Tekst: labels zijn onderdeel van de beschrijving van de transactie
   • Regelitem: labels verschijnen per regel in een transactie
5. Gebruik de vervolgkeuzelijst onder tekstvelden Transactie of Regelitems transactie om de beschikbare dimensie te vinden 
6. Selecteer de dimensies om de labelgroepen in Pleo te maken
7. Wacht 15 minuten tot de labelgroep in Pleo is aangemaakt en de labels zijn gesynchroniseerd

Geavanceerde opties

• Bonnetjes uploaden
• Transactiedatums omzeilen
• Geplande uitvoering van export
• Belastingcode invullen
• Memo aanpassen
• Gegevens van werknemers doorgeven
• Leverancierslabeling

Bonnetjes uploaden

1. In Netsuite, ga naar Documenten
2. Onder Bestanden selecteer je Bestandenopslag
3. Onder Pleo klik je op Bonnetjes
   
4. Op het subtabblad Pleo binnen een logboekitem, klik je op Extern Pleo-document downloaden
   Opmerking: als je besluit je bonnetjes niet naar NetSuite te uploaden, krijgen je bonnetjes een URL naar de uitgave in Pleo

Transactiedatums omzeilen

Importeer transacties van Pleo waarbij de oorspronkelijke transactiedatum binnen een gesloten boekhoudperiode valt.

1. Vink in Netsuite het vakje Transactiedatum omzeilen aan
2. Ga naar de pagina Set-up
3. Selecteer Boekhouding 
4. Klik op Boekhouding instellen
   • Stel Standaard koppelingsperiode wanneer de transactiedatum in een gesloten periode valt in op: Huidige periode of Eerste open periode
   • Stel Transacties buitende boekingsperiode toestaan in op: Toestaan of Waarschuwen

Uitvoering van export plannen

Nadat je een export activeert, verwerkt Suiteapp de informatie elke 15 minuten of volgens het tijdsbestek dat is ingesteld in de configuratie.

Belastingcode invullen

Vink het vakje Belastingcode invullen aan om de belastingcode op dezelfde logboekregel in te vullen in plaats van op een aparte logboekregel.

Aangepaste memo toevoegen

1. Ga in NetSuite naar Transacties
2. Selecteer Pleo
3. Selecteer Memo aanpassen
4. Kies een dochteronderneming en veld(en) om aan de memo toe te voegen

Gegevens van werknemers doorgeven

Om automatisch de naam van de werknemer in NetSuite in te vullen, moet je ervoor zorgen dat de werknemerscode in Pleo overeenkomt met de interne ID van de werknemer in NetSuite. 

• Zo vind je de interne ID van een werknemer in NetSuite:
  1. Ga in NetSuite naar Lijsten
  2. Selecteer Werknemers en klik op Werknemers 
  3. Klik op Weergave aanpassen
  4. Voeg Intern ID toe aan het overzicht
  5. Klik op Opslaan
• Voeg een werknemerscode toe in Pleo
  1. Navigeer in Pleo naar Gebruikers
  2. Selecteer de werknemer voor wie je de werknemerscode wilt toevoegen
  3. Klik op Bewerken naast Werknemerscode
  4. Voer de interne ID vanuit NetSuite in

Leverancierslabeling

• Beheerders kunnen de boekhoudmethode kiezen (Logboek of Rekeningen te betalen) voor kaartuitgaven
• Selecteer een leverancier voor elke kaartuitgave en factuur
• Leveranciers worden vanuit NetSuite in Pleo gesynchroniseerd
• Nieuwe leveranciers kunnen vanuit Pleo in NetSuite worden aangemaakt

Synchroniseren van leveranciers inschakelen

1. Ga in NetSuite naar Transactie 
2. Selecteer Pleo
3. Ga naar Geavanceerde configuraties
4. Zet Leveranciers synchroniseren aan

Leverancierslabeling inschakelen

1. Ga in Pleo naar Instellingen
2. Ga naar Boekhouding 
3. Klik op Leverancierslabeling activeren
4. Selecteer een standaard leverancier uit de lijst
   Opmerking: deze leverancier wordt automatisch gebruikt als er geen specifieke leverancier is geselecteerd voor een uitgave of factuur

Selecteer een relevante leverancier

1. Ga in Pleo naar de gegevens van een uitgave
2. Selecteer Boekhoudmethode
3. Selecteer een leverancier 

Een uitgave exporteren

Nadat je de integratie hebt ingesteld, is het belangrijk om een uitgave te exporteren om te zien of de integratie correct is geconfigureerd.