Konfigurera NetSuite-integrationen

Översikt

Integrationen stöder följande:

• Export av kortbetalningar, utbetalningar och fakturor
• Leverantörsbaserad bokföring
• Koncern
• Taggar, kategorier och momskoder
• Kundbeskrivning

Förberedelser

Skapa följande konton i NetSuite

• Pleo-bankkonto – för att spåra transaktioner gjorda med Pleo-kort och Pleo-konto.
  Typ: Bankkonto
• Pleo-konto för egna utlägg – för att spåra alla utlägg eller utbetalningar som görs av medarbetare
  Typ: Övriga kortfristiga skulder
• Pleo-konto för externa utbetalningar – för att spåra eventuella utbetalningar som görs utanför Pleos direkta utbetalningsfunktion
  Typ: Övriga kortfristiga skulder

Så här skapar du kontona

1. I Netsuite, gå till Inställningssidan
2. Klicka på Bokföring
3. Välj Kontoplan
4. Klicka på Ny

Anslutning

1. Gå till Inställningar i Pleo
2. Klicka på Bokföring
3. Sök efter NetSuite
4. I appen NetSuite, klicka på Anslut
5. Godkänn Pleo och NetSuite för överföringen av data
6. Uppdatera Skriptdistributioneri NetSuite
   1. Gå till Anpassning
   2. Klicka på Skriptning och Skriptdistributioner
   3. Lägg till ett Schemalagt filter för distributionstypen
   4. Gör följande ändringar i skripten Pleo - Scheduled checks och Pleo - Receipt Schedule:
      • Ställ in PRIORITET på Hög
      • Ändra STARTTID till 12:00 AM
      • Säkerställ att UPPREPAS är inställt på Var 15:e minut
      • Spara

Konfiguration

Kontokonfiguration

1. I Netsuite, gå till Transaktioner
2. Välj Pleo
3. Gå till Dashboard
4. Klicka på redigeringspennan 
5. Anslut kontona

Momskoder

Du kan använda moms i Pleo genom att skapa en momskod och lägga till den i en kategori.

1. I Netsuite, gå till Transaktioner
2. Välj Pleo
3. Gå till Dashboard
4. Klicka på Information om datamappning
5. Välj Momskoder
6. I Pleo går du till Inställningar
7. Klicka på Bokföring
8. Välj Inställningar
9. Under Momskoder, koppla NetSuites interna ID till Kod
   
10. I momskodtabellen lägger du till alla momssatser

Kategorier

1. I Netsuite, gå till Transaktioner
2. Välj Pleo
3. Gå till Dashboard
4. Klicka på Information om datamappning
5. Välj Kontoplan
6. I Pleo går du till Inställningar
7. Klicka på Bokföring
8. Välj Kategorier
9. Skapa kategorier
10. För varje kategori
    • Mappa NetSuites interna ID till Konto
    • Välj en momskod från rullgardinsmenyn

Taggar och taggrupper

1. I Netsuite, gå till Transaktioner
2. Välj Pleo
3. Gå till Tagghantering
4. Bestäm om du vill att taggarna ska vara synliga på Netsuites Transaktionstext, Radpost eller båda.
   • Text: Taggarna ingår i transaktionsbeskrivningen
   • Radpost: Taggarna visas per rad i en transaktion
5. Använd rullgardinsmenyn under fälten Transaktionstext eller Transaktionsradpost för att hitta den tillgängliga dimensionen
6. Välj Dimensioner för att skapa taggrupper i Pleo
7. Vänta i 15 minuter på att taggruppen skapas i Pleo och taggarna synkas

Avancerade alternativ

• Ladda upp kvitton
• Bypassa transaktionsdatum
• Schemalagd exportkörning
• Fyll i momskod
• Anpassa Memo
• Överföring av medarbetarinformation
• Leverantörstaggning

Ladda upp kvitton

1. I Netsuite, gå till Dokument
2. Under Filer, välj Arkiv
3. Under Pleo, klicka på Kvitton
   
4. Under underfliken Pleo inom en Journalpost, klicka på Ladda ner externt Pleo-dokument
   Kommentar: Om du väljer att inte ladda upp dina kvitton till NetSuite kommer dina kvitton att ha en URL till utgiften i Pleo

Bypassa transaktionsdatum

Importera transaktioner från Pleo där det ursprungliga transaktionsdatumet är inom en stängd redovisningsperiod.

1. I Netsuite, markera rutan Bypassa transaktionsdatum
2. Gå till Inställningssidan
3. Välj Bokföring
4. Klicka på Konfigurera bokföring
   • Ställ in Standardperiod för publicering när transaktiondatum infaller i en stängd period till: Nuvarande period eller Första öppna perioden
   • Ställ in Tillåt transaktion utanför bokföringsperiod till: Tillåt eller Varna

Schemalägg exportkörning

När du utlöser en export kommer Suiteapp att bearbeta informationen var 15:e minut, eller enligt den tidsram som ställts in i konfigurationen.

Fyll i momskod

Markera Fyll i momskod för att fylla i momskoden på samma journalrad istället för på en separat journalrad.

Lägg till anpassa Memo

1. I NetSuite, gå till Transaktioner
2. Välj Pleo
3. Välj Anpassa Memo
4. Välj ett dotterbolag och fält(en) att lägga till i Memo

Överföring av medarbetarinformation

Fyll i medarbetarens namn automatiskt i NetSuite genom att se till att medarbetarkoden i Pleo matchar medarbetarens interna ID i NetSuite.

• För att hitta medarbetarens interna ID i NetSuite:
  1. I NetSuite, gå till Listor
  2. Välj medarbetare och klicka på Medarbetare
  3. Klicka på Anpassa vy
  4. Lägg till Internt ID i översikten
  5. Klicka på Spara
• Lägg till medarbetarkod i Pleo
  1. I Pleo, gå till Användare
  2. Välj den medarbetare som du vill lägga till medarbetarkoden för
  3. Klicka på Redigera bredvid medarbetarkoden
  4. Ange Internt ID från NetSuite

Leverantörstaggning

• Administratörer kan välja bokföringsmetod (Journal eller Leverantörsreskontra) för kortbetalningar
• Välj en leverantör för varje kortbetalning och faktura
• Leverantörer synkas från NetSuite in i Pleo
• Nya leverantörer kan skapas från Pleo in i NetSuite

Aktivera Synka leverantörer

1. I NetSuite, gå till Transaktioner
2. Välj Pleo
3. Gå till Avancerade konfigurationer
4. Aktivera Synka leverantörer

Aktivera Leverantörstaggning

1. Gå till Inställningar i Pleo
2. Gå till Bokföring
3. Klicka på Aktivera Leverantörstaggning
4. Välj en standardleverantör från listan
   Kommentar: Denna leverantör kommer att användas automatiskt om ingen specifik leverantör är vald för en utgift eller faktura

Välj en relevant leverantör

1. I Pleo, gå till en utgiftsuppgift
2. Välj Bokföringsmetod
3. Välj en leverantör

Exportera en utgift

Efter att ha ställt in integrationen är det viktigt att du exporterar en utgift för att se om integrationen är konfigurerad korrekt.