NetSuite-integraation määrittäminen

Yleiskatsaus

Integraatio tukee seuraavia:

• Korttikulujen, kulukorvausten ja laskujen vienti 
• Toimittajapohjainen kirjanpito
• Konsernit
• Luokat, Kategoriat ja Arvonlisäverotunnisteet
• Asiakkaan kuvaus

Valmistelu

Luo seuraavat tilit NetSuitessa:

• Pleo-pankkitili – Pleo-korttien ja Pleo-tilin avulla tehtyjen tapahtumien seuraamiseen.
  Tyyppi: pankkitili 
• Pleo Käteismenotili – työntekijöiden käteismenojen tai kulukorvausten seuraamiseen.
  Tyyppi: muu lyhytaikainen velka
• Pleo Ulkoinen Hyvitystili – Pleon suorien kulukorvausten ominaisuuden ulkopuolella tehtyjen kulukorvausten seuraamiseen
  Tyyppi: muu lyhytaikainen velka

Tilien luominen

1. Siirry NetSuitessa Asetussivulle.
2. Klikkaa Kirjanpito.
3. Valitse Tilikartta.
4. Klikkaa Uusi.

Yhteys

1. Siirry Pleossa kohtaan Asetukset.
2. Klikkaa kohtaa Kirjanpito. 
3. Etsi NetSuite. 
4. Klikkaa NetSuitessa Yhdistä. 
5. Valtuuta Pleo ja NetSuite tietojen siirtoon.
6. Päivitä Skriptien käyttöönototNetSuitessa.
   1. Siirry kohtaan Mukauttaminen. 
   2. Klikkaa Skriptaus ja Skriptien käyttöönotto.
   3. Lisää Aikataulutettu-suodatin käyttöönoton tyypille.
   4. Tee seuraavat muokkaukset Pleo – Aikataulutetut tarkastukset ja Pleo – Kuittiaikataulu -skripteihin:
      • Aseta ENSISIJAISUUS kohtaan Suuri.
      • Muuta ALOITUSAJAKSI 12.00.
      • Varmista, että TOISTO on asetettu arvoon Joka 15. minuutti.
      • Tallenna

Konfiguraatio

Kirjanpidon konfigurointi

1. Siirry NetSuite-ohjelmassa kohtaan Tapahtumat.
2. Valitse Pleo. 
3. Siirry Hallintapaneeliin. 
4. Klikkaa muokkauskynää.
5. Yhdistä tilit.

Arvonlisäverotunnisteet

Voit lisätä arvonlisäveron Pleoon luomalla arvonlisäverotunnisteen ja yhdistämällä sen tiettyyn kategoriaan.

1. Siirry NetSuite-ohjelmassa kohtaan Tapahtumat.
2. Valitse Pleo. 
3. Siirry Hallintapaneeliin. 
4. Klikkaa kohtaa Datan kartoitustiedot.
5. Valitse Arvonlisäverotunnisteet.
6. Siirry Pleossa kohtaan Asetukset. 
7. Klikkaa kohtaa Kirjanpito. 
8. Valitse Asennus. 
9. Kohdassa Arvonlisäverotunnisteet, yhdistä NetSuite Internal ID kohtaan Koodi.
   
10. Lisää arvonlisäverotunnisteiden taulukkoon kaikki arvonlisäveroluokat.

Kategoriat

1. Siirry NetSuite-ohjelmassa kohtaan Tapahtumat.
2. Valitse Pleo. 
3. Siirry Hallintapaneeliin. 
4. Klikkaa kohtaa Datan kartoitustiedot.
5. Valitse Tilikartta.
6. Siirry Pleossa kohtaan Asetukset. 
7. Klikkaa kohtaa Kirjanpito. 
8. Valitse Kategoriat. 
9. Luo kategoriat.
10. Jokaiselle kategorialle
    • Aseta NetSuiten sisäinen ID arvoon ”Tili”.
    • Valitse arvonlisäverotunniste pudotusvalikosta.

Luokat ja luokkaryhmät 

1. Siirry NetSuite-ohjelmassa kohtaan Tapahtumat.
2. Valitse Pleo. 
3. Avaa Luokkien hallinta.
4. Päätä, haluatko luokkien näkyvän Netsuiten Tapahtuman leipätekstissä, Rivillä vai molemmissa.
   • Leipäteksti: luokat ovat osa tapahtuman kuvauksen leipätekstiä.
   • Rivi: luokat näkyvät rivikohtaisesti tapahtumassa.
5. Käytä avattavaa valikkoa kohdassa ”Tapahtuman leipätekstin kentät” tai ”Tapahtuman rivit”, jotta löydät saatavilla olevan dimension. 
6. Valitse Dimensiot, jotta voit luoda luokkaryhmät Pleossa.
7. Odota 15 minuuttia, että luokkaryhmä luodaan Pleossa ja että luokat synkronoidaan.

Lisäasetukset

• Lataa kuitit
• Ohita tapahtuman päivämäärä
• Ajastettu vienti
• Arvonlisäverotunnisteen luominen
• Muistiinpanon mukauttaminen
• Työntekijän tietojen siirtäminen
• Toimittajien luokitus

Lataa kuitit

1. Siirry NetSuitessa kohtaan Asiakirjat.
2. Valitse Tiedostot -kohdasta Tiedostokansio.
3. Valitse Pleossa Kuitit.
   
4. Klikkaa päiväkirjamerkinnän Pleo-alavälilehdellä Lataa ulkoinen Pleo-dokumentti.
   Huomautus: jos et halua ladata kuittejasi NetSuiteen, kuittiesi URL-osoite vie Pleo-kuluun.

Ohita tapahtuman päivämäärä

Voit tuoda tapahtumia Pleosta, kun alkuperäinen tapahtuman päivämäärä on suljetun kirjanpitokauden sisällä.

1. Valitse NetSuitessa ruutu Ohita tapahtuman päivämäärä.
2. Siirry Asennus-sivulle.
3. Valitse Kirjanpito. 
4. Klikkaa kohtaa Määritä kirjanpito.
   • Valitse Oletuslähetyskausi, kun tapahtuman päivämäärä on suljetulla kaudella -kohtaan joko Nykyinen kausi tai Ensimmäinen avoin kausi.
   • Valitse kohdassa Salli tapahtuma kirjauskauden ulkopuolella Salli tai Varoita.

Ajasta vienti

Kun olet käynnistänyt viennin, Suiteapp käsittelee tiedot 15 minuutin välein tai asetuksissa määritetyn aikavälin mukaisesti.

Arvonlisäverotunnisteen luominen

Valitse Arvonlisäverotunnisteen luominen -kohta, jotta voit täyttää arvonlisäverotunnisteen samalle päiväkirjariville erillisen päiväkirjarivin sijaan.

Lisää muistiinpanon mukauttaminen

1. Siirry NetSuite-ohjelmassa kohtaan Tapahtumat.
2. Valitse Pleo.
3. Valitse Mukauta muistiinpanoa.
4. Valitse Tytäryhtiö ja kenttä (kentät), jotka lisätään muistiinpanoon.

Työntekijän tietojen siirtäminen

Jotta työntekijän nimi täyttyisi automaattisesti NetSuiteen, varmista, että työntekijän koodi Pleossa vastaa työntekijän sisäistä ID:tä NetSuitessa. 

• Löydät työntekijän sisäisen ID:n NetSuitessa seuraavasti:
  1. Siirry NetSuitessa kohtaan Luettelot.
  2. Valitse Työntekijät ja klikkaa Työntekijät. 
  3. Napsauta Muokkaa näkymää.
  4. Lisää Sisäinen ID yleiskatsaukseen.
  5. Klikkaa Tallenna.
• Lisää työntekijän koodi Pleoon.
  1. Siirry Pleossa kohtaan Käyttäjät.
  2. Valitse työntekijä, jolle haluat lisätä työntekijän koodin.
  3. Klikkaa Muokkaa kohdan Työntekijän koodi vieressä.
  4. Anna NetSuiten sisäinen ID.

Toimittajien luokitus

• Adminit voivat valita kirjanpitomenetelmän (Päiväkirja tai Ostovelat) korttikuluja varten.
• Valitse toimittaja jokaiselle korttikululle ja laskulle.
• Toimittajat synkronoidaan NetSuitesta Pleoon.
• Uusia toimittajia voidaan luoda Pleosta NetSuiteen.

Ota toimittajien synkronointi käyttöön

1. Siirry NetSuitessa kohtaan Tapahtumat. 
2. Valitse Pleo.
3. Siirry kohtaan Lisäkonfiguraatiot.
4. Ota Synkronoi toimittajat käyttöön.

Aktivoi toimittajien luokitus

1. Siirry Pleossa kohtaan Asetukset.
2. Siirry kohtaan Kirjanpito. 
3. Klikkaa Aktivoi toimittajien luokitus.
4. Valitse oletustoimittaja listalta
   Huomautus: tätä toimittajaa käytetään automaattisesti, jos kululle tai laskulle ei ole valittu tiettyä toimittajaa.

Valitse sopiva toimittaja

1. Avaa Pleossa kulun tiedot.
2. Valitse Kirjanpitomenetelmä.
3. Valitse toimittaja 

Vie kulu

Integraatioiden käyttöönoton jälkeen on tärkeää viedä kulu, jotta näet, onko integraatio määritetty oikein.