Einrichtung der NetSuite-Schnittstelle

Überblick

Die Schnittstelle unterstützt Folgendes:

• Export von Kartenausgaben, Rückerstattungen & Eingangsrechnungen 
• Händler-basierte Buchhaltung
• Multi-Entitys
• Taggen, Kategorien und Steuercodes
• Kund:innenbeschreibung

Vorbereitung

Erstellen Sie die folgenden Konten in NetSuite

• Pleo Bankkonto - um Transaktionen zu verfolgen, die mit Pleo Karten und Pleo Konto getätigt wurden.
  Typ: Bankkonto 
• Pleo Privatauslagen-Konto - um alle Privatauslagen oder Rückerstattungen von Mitarbeiter:innen zu verfolgen
  Typ: Sonstige kurzfristige Verbindlichkeiten
• Externes Pleo-Rückerstattungskonto - um Rückerstattungen zu verfolgen, die außerhalb der direkten Rückerstattungsfunktion in der Pleo-App getätigt wurden
  Typ: Sonstige kurzfristige Verbindlichkeiten

So erstellen Sie die Konten

1. Rufen Sie in NetSuite die Einrichtungsseite auf
2. Klicken Sie auf Buchhaltung
3. Wählen Sie Kontenplan
4. Klicken Sie auf Neu

Verbindung

1. Navigieren Sie in Pleo zu Einstellungen
2. Klicken Sie auf Buchhaltung 
3. Suchen Sie nach NetSuite 
4. Klicken Sie in der NetSuite App auf Verbinden 
5. Autorisieren Sie Pleo und NetSuite für den Datentransfer
6. Aktualisieren Sie Skriptbereitstellungenin NetSuite
   1. Greifen Sie auf Anpassung zu 
   2. Klicken Sie auf Skripterstellung und Skriptbereitstellungen
   3. Fügen Sie für den Bereitstellungstyp den Filter Geplant hinzu
   4. Nehmen Sie die folgenden Änderungen an den Skripten „Pleo – Geplante Prüfungen“ und „Pleo – Belegplan“ vor:
      • Setzen Sie die PRIORITÄT auf Hoch
      • Ändern Sie die STARTZEIT auf 12:00 Uhr
      • Stellen Sie sicher, dass WIEDERHOLEN auf Alle 15 Min. eingestellt ist
      • Speichern

Konfiguration

Kontokonfiguration

1. Gehen Sie in NetSuite zu Transaktionen
2. Wählen Sie Pleo 
3. Greifen Sie auf das Dashboard zu 
4. Klicken Sie auf den Bearbeitungsstift 
5. Verbinden Sie die Konten

Steuercodes

Sie können die Mehrwertsteuer in Pleo anwenden. Erstellen Sie dazu einen Steuercode und fügen Sie ihn zu einer bestimmten Kategorie hinzu.

1. Gehen Sie in NetSuite zu Transaktionen
2. Wählen Sie Pleo 
3. Greifen Sie auf das Dashboard zu 
4. Klicken Sie auf Datenzuordnungsinformationen
5. Wählen Sie Steuercodes
6. Gehen Sie in Pleo zu Einstellungen 
7. Klicken Sie auf Buchhaltung 
8. Wählen Sie Setup 
9. Ordnen Sie unter Steuercodes die interne NetSuite-ID zum Code zu
   
10. Fügen Sie in der Steuercode-Tabelle alle Mehrwertsteuersätze hinzu

Kategorien

1. Gehen Sie in NetSuite zu Transaktionen
2. Wählen Sie Pleo 
3. Greifen Sie auf das Dashboard zu 
4. Klicken Sie auf Datenzuordnungsinformationen
5. Wählen Sie Kontenplan
6. Gehen Sie in Pleo zu Einstellungen 
7. Klicken Sie auf Buchhaltung 
8. Wählen Sie Kategorien aus 
9. Kategorien erstellen
10. Für jede Kategorie
    • Ordnen Sie die interne NetSuite-ID einem Konto zu
    • Wählen Sie einen Steuercode aus dem Dropdown-Menü

Tags und Tag-Gruppen 

1. Gehen Sie in NetSuite zu Transaktionen
2. Wählen Sie Pleo 
3. Zugriff auf Tag-Management
4. Entscheiden Sie, ob die Tags im Transaktionskörper von NetSuite, bei der Einzelposition oder bei beiden sichtbar sein sollen.
   • Textkörper: Tags sind Teil der Textkörperbeschreibung der Transaktion
   • Einzelposten: Tags werden pro Zeile in einer Transaktion angezeigt
5. Verwenden Sie das Dropdown-Menü unter Transaktionskörperfeldern oder Transaktionspositionen, um die verfügbare Dimension zu finden. 
6. Wählen Sie die Dimensionen aus, um die Tag-Gruppen in Pleo zu erstellen
7. Warten Sie fünfzehn Minuten, bis die Tag-Gruppe in Pleo erstellt und die Tags synchronisiert worden sind

Erweiterte Optionen

• Belege hochladen
• Transaktionsdatum umgehen
• Exporte planen
• Steuercode ausfüllen
• Memo anpassen
• Weitergabe von Informationen über Mitarbeiter:innen
• Händler-Tagging

Belege hochladen

1. Greifen Sie in NetSuite auf Dokumente zu
2. Wählen Sie unter Dateien Aktenschrank aus
3. Klicken Sie unter Pleo auf Belege
   
4. Klicken Sie unter dem Unterregister „Pleo“ innerhalb eines Journal-Eintrags auf Externes Pleo-Dokument herunterladen
   Notiz: Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Belege nicht in NetSuite hochzuladen, werden Ihre Belege eine URL zu den entsprechenden Ausgaben in Pleo enthalten.

Transaktionsdatum umgehen

Importieren Sie Transaktionen aus Pleo, bei denen das ursprüngliche Transaktionsdatum innerhalb eines geschlossenen Buchhaltungszeitraums liegt.

1. Aktivieren Sie in NetSuite das Kontrollkästchen Transaktionsdatum umgehen
2. Rufen Sie die Seite Setup auf
3. Wählen Sie Buchhaltung aus 
4. Klicken Sie auf Buchhaltung einrichten
   • Legen Sie die Option Standardbuchungsperiode, wenn das Transaktionsdatum in einer geschlossenen Periode liegt auf Aktuelle Periode oder Erste offene Periode fest
   • Setzen Sie Transaktionen außerhalb des Buchungszeitraums zulassen auf: Zulassen oder Warnen

Exporte planen

Nachdem Sie einen Export ausgelöst haben, wird die SuiteApp die Informationen alle 15 Minuten oder gemäß dem in der Konfiguration festgelegten Zeitrahmen verarbeiten.

Steuercode ausfüllen

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Steuercode einfügen, um das Steuerkennzeichen in dieselbe Journalzeile statt in eine separate Journalzeile einzufügen.

Memo hinzufügen und anpassen

1. Gehen Sie in NetSuite zu Transaktionen
2. Wählen Sie Pleo
3. Wählen Sie Memo anpassen
4. Wählen Sie eine Tochtergesellschaft und Feld(er) aus, die dem Memo hinzugefügt werden sollen

Weitergabe von Informationen über Mitarbeiter:innen

Um den Mitarbeiter:innennamen in NetSuite automatisch auszufüllen, stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter:innencode in Pleo mit der internen ID der Person in NetSuite übereinstimmt. 

• So finden Sie die interne ID des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin in NetSuite:
  1. Gehen Sie in NetSuite zu Listen
  2. Wählen Sie „Mitarbeiter“ aus und klicken Sie auf Mitarbeiter 
  3. Klicken Sie auf Ansicht anpassen
  4. Fügen Sie Interne ID zur Übersicht hinzu
  5. Klicken Sie auf Speichern
• Mitarbeitercode in Pleo hinzufügen
  1. In Pleo, navigieren Sie zu Nutzer
  2. Wählen Sie den/die Mitarbeiter:in aus, für den/die Sie den Mitarbeitercode hinzufügen möchten
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten neben Mitarbeitercode
  4. Geben Sie die Interne ID aus NetSuite ein

Händler-Tagging

• Admins können die Buchhaltungsmethode (Journal oder Rechnungsverwaltung) für Kartenausgaben wählen
• Wählen Sie für jede Kartenausgabe und Eingangsrechnung einen Händler aus
• Händler werden von NetSuite in Pleo synchronisiert
• Neue Händler können von Pleo in NetSuite erstellt werden

„Händler synchronisieren“ aktivieren

1. Gehen Sie in NetSuite zu Transaktion 
2. Wählen Sie Pleo
3. Greifen Sie auf Erweiterte Konfigurationen zu
4. Aktivieren Sie Händler synchronisieren

Händler-Tagging aktivieren

1. Gehen Sie in Pleo zu Einstellungen
2. Greifen Sie auf Buchhaltung zu 
3. Klicken Sie auf Händler-Tagging aktivieren
4. Wählen Sie einen Standardhändler aus der Liste aus
   Notiz: Dieser Händler wird automatisch verwendet, wenn kein spezifischer Händler für eine Ausgabe oder Eingangsrechnung ausgewählt ist

Wählen Sie einen relevanten Händler aus

1. Greifen Sie bei Pleo auf eine Ausgabendetail zu
2. Wählen Sie Buchhaltungsmethode
3. Wählen Sie einen Händler aus 

Eine Ausgabe exportieren

Nachdem Sie die Schnittstelle eingerichtet haben, ist es wichtig, eine Ausgabe zu exportieren, um zu sehen, ob die Schnittstelle korrekt konfiguriert ist.