Configuración de la integración NetSuite

Información general

La integración es compatible con las siguientes funciones:

• Exportación de gastos con tarjeta, reembolsos y facturas 
• Contabilidad basada en proveedores
• Multientidades
• Etiquetas, categorías y códigos de impuestos
• Descripción del cliente

Preparación

Crea las siguientes cuentas en NetSuite

• Cuenta bancaria de Pleo: Para rastrear transacciones realizadas con tarjetas Pleo y Cuenta de Pleo.
  Tipo: Cuenta bancaria 
• Cuenta de gastos en efectivo de Pleo: Para hacer un seguimiento de cualquier gasto en efectivo o reembolso hecho por empleados
  Tipo: Otros pasivos corrientes
• Cuenta de reembolso externa de Pleo: Para hacer seguimiento de los reembolsos realizados fuera de la función de reembolsos directos de Pleo
  Tipo: Otros pasivos corrientes

Para crear las cuentas:

1. En Netsuite, accede a la página de configuración
2. Haz clic en Contabilidad
3. Selecciona Plan contable
4. Haz clic en Nuevo

Conexión

1. En Pleo, ve a Ajustes
2. Haz clic en Contabilidad 
3. Busca NetSuite 
4. En la aplicación de NetSuite, haz clic en Conectar 
5. Autoriza la transferencia de datos entre Pleo y NetSuite
6. Actualiza ejecuciones de scriptsen NetSuite
   1. Accede a Personalización 
   2. Haz clic en Scripting y Ejecuciones de scripts
   3. Añade un filtroProgramado para el tipo de implementación
   4. Haz los siguientes cambios para los scripts de Pleo - Comprobaciones programadas y Pleo - Programación de recibos:
      • Establece la PRIORIDAD en Alta
      • Cambia STARTTIME a 12:00 a. m.
      • Asegúrate de que REPETIR esté configurado en Cada 15 minutos
      • Guardar

Configuración

Configuración de contabilidad

1. En Netsuite, ve a Transacciones
2. Selecciona Pleo 
3. Accede al Panel 
4. Haz clic en el lápiz de edición 
5. Conecta las cuentas

Códigos de impuestos

Puedes aplicar el IVA en Pleo creando un código de impuestos y asignándoselo a una categoría específica.

1. En Netsuite, ve a Transacciones
2. Selecciona Pleo 
3. Accede al Panel 
4. Haz clic en Información de mapeo de datos
5. Selecciona Códigos de impuestos
6. En Pleo, ve a Ajustes 
7. Haz clic en Contabilidad 
8. Selecciona Configuración 
9. En Códigos de impuestos, asigna el ID Interno de NetSuite a Código
   
10. En la tabla de códigos de impuestos, añade todos los tipos de IVA

Categorías

1. En Netsuite, ve a Transacciones
2. Selecciona Pleo 
3. Accede al Panel 
4. Haz clic en Información de mapeo de datos
5. Selecciona Plan contable
6. En Pleo, ve a Ajustes 
7. Haz clic en Contabilidad 
8. Selecciona Categorías 
9. Crear categorías
10. Para cada categoría
    • Asigna ID interno de NetSuite a Cuenta
    • Elige un código de impuestos del menú desplegable

Etiquetas y grupos de etiquetas 

1. En Netsuite, ve a Transacciones
2. Selecciona Pleo 
3. Accede a Gestión de etiquetas
4. Decide si quieres que las etiquetas se vean en el Cuerpo de la transacción, el Artículo de línea de Netsuite o en ambos.
   • Cuerpo: Las etiquetas formarán parte de la descripción del cuerpo de la transacción
   • Artículo de línea: Las etiquetas aparecerán por línea en una transacción
5. Usa el desplegable que aparece en Campos del cuerpo de la transacción o Artículos de línea de la transacción para encontrar la dimensión correspondiente 
6. Selecciona las Dimensiones para crear los grupos de etiquetas en Pleo
7. Espera 15 minutos a que se cree el grupo de etiquetas en Pleo y que las etiquetas se sincronicen

Opciones avanzadas

• Añadir recibos
• Omitir fecha de transacción
• Programar la exportación
• Completar código de impuestos
• Personalizar el memo
• Pasando información del empleado
• Etiquetado de proveedores

Añadir recibos

1. En Netsuite, accede a Documentos
2. En Archivos, selecciona Archivador de archivos
3. En Pleo, haz clic en Recibos
   
4. En la subpestaña Pleo dentro de una entrada del libro diario, haz clic en Descargar documento externo de Pleo
   Nota: Si decides no subir tus recibos a NetSuite, tus recibos tendrán una URL del gasto en Pleo

Omitir fecha de transacción

Importa transacciones de Pleo donde la fecha original de la transacción está dentro de un período contable cerrado.

1. En Netsuite, marca la casilla Omitir fecha de transacción
2. Accede a la página Configuración
3. Selecciona Contabilidad 
4. Haz clic en Configurar la contabilidad
   • Configura Periodo de publicación predeterminado cuando la fecha de la transacción está en un periodo cerrado como: Periodo actual o Primer periodo abierto
   • Configura Permitir transacción fueradel período de publicación como: Permitir o Advertir

Programar la exportación

Después de que inicies una exportación, Suiteapp procesará la información cada 15 minutos, o según el plazo establecido en la configuración.

Completar código de impuestos

Marca la casilla completar código de impuestos para completar el código de impuestos en la misma línea del libro diario en lugar de en una línea separada.

Añadir personalizar el memo

1. En NetSuite, ve a Transacciones
2. Selecciona Pleo
3. Selecciona Personalizar memo
4. Elige una filial y campos que quieras añadir al memo

Pasando información del empleado

Para completar automáticamente el nombre del empleado en NetSuite, asegúrate de que el código del empleado en Pleo es igual que el ID interno del empleado en NetSuite. 

• Para encontrar el ID interno del empleado en NetSuite:
  1. En NetSuite, ve a Listas
  2. Selecciona Empleados y haz clic en Empleados 
  3. Haz clic en Personalizar vista
  4. Añadir ID interno al resumen
  5. Haz clic en Guardar
• Añadir el código del empleado en Pleo
  1. En Pleo, ve a Equipo
  2. Selecciona al empleado al que quieres añadir el código del empleado
  3. Haz clic en Editar junto al código del empleado
  4. Introduce el ID Interno de NetSuite

Etiquetado de proveedores

• Los administradores pueden elegir el método de contabilidad (libro diario o cuentas pendientes) para los gastos con tarjeta
• Selecciona un proveedor para cada gasto de tarjeta y factura
• Los proveedores se sincronizan de NetSuite a Pleo
• Se pueden crear nuevos proveedores desde Pleo en NetSuite

Activar sincronización de proveedores

1. En NetSuite, ve a Transacción 
2. Selecciona Pleo
3. Accede a Configuraciones avanzadas
4. Activa Sincronizar proveedores

Activa Etiquetado de proveedores

1. En Pleo, ve a Configuración
2. Accede a Contabilidad 
3. Haz clic en Activar etiqueta de proveedor
4. Selecciona un proveedor predeterminado de la lista
   Nota: Este proveedor se usará automáticamente si no se selecciona un proveedor específico para un gasto o factura

Selecciona un proveedor relevante

1. En Pleo, accede a un detalle de gasto
2. Selecciona Método de contabilidad
3. Selecciona un proveedor 

Exportar un gasto

Después de configurar las integraciones, es importante exportar un gasto para comprobar que la integración está configurada correctamente.