Zo beheer je boekhoudtaken voor je klanten

In dit artikel leer je:

• Zo krijg je toegang tot het Pleo-account van een klant

• Zo ziet het overzicht van een beheerder en van een boekhouder eruit

• Zo sorteer je het overzicht op de klantenpagina

• Zo schakel je e-mailmeldingen voor openstaande taken in

• Zo kunnen beheerders boekhouders herinneren aan openstaande taken

Zo krijg je toegang tot het Pleo-account van een klant

Boekhoudtaken worden voltooid vanuit de bijbehorende Pleo-accounts van je klanten. Hier lees je hoe je toegang krijgt tot het account van een klant:

1. Ga naar de pagina 'Klanten'.

2. Klik op de drie stippen naast de naam van een klant.

3. Klik op 'Ga naar klant'.
   
   

Weergave van de klantenpagina van beheerders en boekhouders

Beheerders zien vier verschillende tabbladen:

• Uitnodigingen: klanten die je hebben toegevoegd als een externe boekhouder

• Onboarding: alle klanten die via het Partnerportaal zijn uitgenodigd voor Pleo en die het verificatieproces doorlopen

• Mijn klanten: de lijst van klanten waarmee je direct samenwerkt

• Alle: de volledige lijst van klanten die zijn gekoppeld aan de boekhouding

Als er geen huidige uitnodigingen of klanten in de onboardingfase zijn, worden die tabbladen niet weergegeven.

Boekhouders krijgen twee tabbladen te zien:

• Onboarding: als een van hun toegewezen klanten het verificatieproces doorloopt

• Mijn klanten: hetzelfde als hierboven vermeld (een lijst van klanten waaraan ze zijn toegewezen/waarmee ze direct samenwerken)

Zo sorteer je je overzicht op de klantenpagina

• Voor degenen die met een groot aantal organisaties werken, is het mogelijk sneller om te typen in het veld 'Klanten zoeken' dan te scrollen door de lijst om een specifieke klant te vinden.

• Met het vakje 'Meer filters' kun je je lijst filteren op ontbrekende bonnetjes. Als je het vakje voor ontbrekende bonnetjes aanvinkt, verdwijnen klanten zonder ontbrekende bonnetjes uit de lijst. Met de optie 'Sorteren op naam' kun je klanten alfabetisch sorteren (in oplopende of aflopende volgorde).

Zo schakel je e-mailmeldingen voor openstaande taken in

Je kunt ervoor kiezen om dagelijks, wekelijks of maandelijks e-mailherinneringen te ontvangen, zodat je op de hoogte bent van het saldo van een klant, ontbrekende bonnetjes en uitgaven die gereed zijn voor export.

1. Ga naar de pagina 'Klanten'.

2. Klik op de drie stippen naast de naam van een klant.

3. Klik op 'Gegevens bekijken'.

4. Vink het vakje 'E-mail' aan naast 'Meldingen'.

5. Klik op 'Selecteer frequentie' om te kiezen hoe vaak je updates van klanten wilt ontvangen. Je ontvangt meldingen op maandagen om 10:00 uur CET.
   
   

Zo kunnen beheerders boekhouders herinneren aan openstaande taken

Hoewel iedereen ervoor kan kiezen om meldingen in te schakelen (zie het bovenstaande gedeelte), kunnen beheerders ervoor kiezen om herinneringen te sturen als ze merken dat er openstaande taken zijn. Hiervoor doen beheerders het volgende:

1. Ga naar de pagina 'Klanten'.

2. Klik op de drie puntjes naast de naam van een klant.

3. Klik op 'Bericht sturen aan boekhouders':

   
   

   

   
   

4. Vink de vakjes aan afhankelijk van om welke taken de herinnering gaat. Voeg gerust meer details toe in het vak voor opmerkingen.

   
   

   

   
   

5. Klik op 'E-mail versturen'.

Klaar! Alle boekhouders die aan die specifieke klant zijn toegewezen, ontvangen een e-mail.