Gebruikers uitnodigen en verwijderen in Pleo

In dit artikel zie je hoe je verschillende soorten gebruikers kunt uitnodigen en hoe je ze kunt verwijderen. Lees de onderstaande informatie voordat je begint.

Handig om te weten: 

• Standaard krijgt iedereen die je uitnodigt via de stappen Werknemers uitnodigen voor Pleo de rol van werknemer in Pleo. Je kunt een werknemer wijzigen in een beheerder zodra de uitnodiging is geaccepteerd. Lees dit artikel over De rol van een beheerder of werknemer wijzigen. 

• Als het uitnodigen is mislukt, moet je controleren of er geen extra spaties aan het begin of einde van het/de e-mailadres(sen) staan. Lukt het nog steeds niet? Het e-mailadres is dan mogelijk al geregistreerd bij Pleo via een ander account. In dat geval kun je een alias-e-mailadres gebruiken of overwegen om een multi-entity Pleo-overeenkomst te regelen voor je bedrijf.

Gebruikers uitnodigen voor Pleo

1. Ga in de web-app naar de pagina Gebruikers .

2. Klik op 'Lid toevoegen' (rechtsboven op de pagina).

3. Volg de instructies op het scherm om één of meerdere mensen tegelijk uit te nodigen.

Je boekhouder uitnodigen

1. Klik op Gebruikers.

2. Klik rechtsboven op 'Gebruiker toevoegen'.

3. Selecteer 'Externe boekhouder uitnodigen'.
   
   

4. Kies het toegangsniveau.

5. Voer de gegevens van de boekhouder in.
   
   

Klaar! Je boekhouder krijgt een e-mail met de uitnodiging om zich aan te sluiten bij je bedrijf.

Houd er rekening mee dat externe boekhouders geen toegang hebben tot Pleo-kaarten. Dus als je boekhouder een collega is die intern werkt en mogelijk een eigen betaalkaart nodig heeft, kun je ervoor kiezen om diegene beheerderstoegang te geven. Beheerders hebben volledige toegang tot het Pleo-account van het bedrijf, inclusief boekhoudtaken.

Met beperkte toegang kunnen externe boekhouders het volgende doen:

• Uitgaven bekijken en bewerken

• Boekhoudinstellingen bewerken

• Uitgaven exporteren
  
  

Uitgebreide toegang omvat alles wat er bij beperkte toegang mogelijk is, met daarnaast de mogelijkheid om het volgende te doen:

• Personen uitnodigen voor en verwijderen uit het Pleo-account

• Bestel fysieke kaarten

• Uitgavenlimieten instellen en controleren

• Ga naar de pagina Geldstroombeheer voor meer informatie over standaard saldo toevoegen (zie hieronder voor aanvullende toestemming voor automatisch saldo toevoegen)
  
  

Aanvullende machtigingen voor boekhouders

Alle boekhouders hebben standaard toegang tot het verrekenen van zelf voorgeschoten uitgaven, dus deze optie is al aangevinkt. Ze hebben echter geen toegang tot geavanceerde accounttoestemmingen. Beheerders kunnen altijd toegang tot één of beide functies verlenen en/of intrekken. Zo doe je dit:

1. Ga naar de pagina Gebruikers.

2. Klik op de rol Boekhouder in het keuzemenu en vervolgens op Toepassen:
   
   
   
   

    3. Klik op een boekhouder.

    4. Vink de vakjes aan om de aanvullende toestemmingen in of uit te schakelen:

Als je het toegangsniveau van een boekhouder wilt wijzigen, klik je in de bovenstaande afbeelding op 'Wijzigen'.

Gebruikers verwijderen (werknemers, boekhouders en andere beheerders)

1. Ga in de web-app naar de pagina Gebruikers .

2. Klik op de gebruiker die je wilt verwijderen.

3. Klik op de drie stippen in rechterbovenhoek.

4. Klik op 'Lid verwijderen'.

5. Klik op 'Verwijderen' om dit te bevestigen.
   
   

Handig om te weten:

• Als je gebruikers verwijdert, worden hun virtuele en fysieke kaarten permanent ongeldig gemaakt en hebben ze geen toegang meer tot Pleo. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

• Je kunt nog steeds, zelfs als een gebruiker verwijderd is, toegang krijgen tot zijn of haar uitgavengeschiedenis door naar 'Uitgaven' te gaan en zijn of haar naam of e-mailadres in het zoekveld in te voeren.

Verwante artikelen 

• Externe boekhouders uitnodigen

• Gebruikers van alleen declaraties uitnodigen